Privacyverklaring

Scouting Nederland verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie heeft. Zoals gegevens van jeugdleden en vrijwilligers van aangesloten groepen en van mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting of ooit een lidmaatschap hebben gehad. Alle organisatieonderdelen van Scouting Nederland, waaronder dus ook Scouting Kon-Tiki, verwerken persoonsgegevens in ScoutsOnLine (SOL), de administratieve applicatie van Scouting Nederland.

Waarvoor verwerkt Scouting Kon-Tiki persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Scouting, aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben wij persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of vrijwilliger bent dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te houden. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van de administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Kon-Tiki ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat aan ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als en zolang dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier ten behoeve van een (zomer)kamp.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in ScoutsOnLine met je ‘mijn Scoutingaccount” kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Scouting terugvinden en bewerken.

Daarnaast kan Kon-Tiki je gegevens inzien. Binnen een speltak kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je hebt aangegeven dat deze gegevens geheim zijn). De gegevensbeheerder van de groep kan je gegevens -net als jijzelf- muteren.

Binnen de bovenliggende onderdelen (regio, steunpunt) en het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Willen wij, of Scouting Nederland, gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten Scoutingorganisatie, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Scouting Nederland, en daarmee Scouting Kon-Tiki, kunnen en mogen geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Scouting Nederland, en daarmee Scouting Kon-Tiki gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland of Scouting Kon-Tiki kun je terecht bij de groepsvoorzitter. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland.